"Je viens d'imprimer ta facture et je trouve que c'est pas mal ton système de facturation. Est-ce un programme spécial ? J'avoue qu'avec mon activité qui démarre, tout cet aspect administratif est assez fastidieux. Si jamais tu as un filon à me donner, ce serait super gentil" - Gaëlle.

Freshbooks, logiciel de facturation en ligne

Ce message m'a donné envie de vous parler de Freshbooks,  mon merveilleux programme de facturation en ligne, qui gère automatiquement les rappels aux mauvais payeurs, et bien plus encore...

Depuis que je donne des formations, le nombre de factures émises chaque année par Amaranthe est passé d'une petite centaine à plus de 300. Plus possible de gérer cela "manuellement", avec des templates Word en guise de fichier et des tableaux Excel en guise de reporting.

C'est grâce à un de mes fournisseurs que, comme Gaëlle, j'ai découvert Freshbooks et que je me suis dit : "pas mal du tout ces factures en ligne !". J'ai donc testé et ai été immédiatement séduite par les fonctionnalités de ce logiciel "tout en ligne" (on dit aussi "dans le cloud" pour faire chic).

Le principe

D'un côté, vous avez vos clients, avec toutes leurs coordonnées, de l'autre les articles (produits ou services) que vous vendez régulièrement.

Pour créer une facture, vous associez un client à un ou plusieurs articles, et vous envoyez le tout par e-mail.

Facture créée avec Freshbooks

Lorsque le client à ouvert la facture, vous en êtes averti. Et lorsque vous encodez le paiement, le client reçoit automatiquement une notification par e-mail.

Les avantages de Freshbooks

Le principal avantage de Freshbooks, selon moi, c'est de gérer automatiquement les rappels aux mauvais payeurs, une tâche qui me pompait une énergie incroyable et nuisait très fortement à ma zénitude (je reste polie). Mais Freshbooks a bien d'autres atouts :

  • Il fournit des rapports très simples sur l'état de votre chiffre d'affaires (mensuel, annuel,...), de vos ventes (par secteur, par article,...) ou de vos impayés
  • Il conserve en mémoire, pour chaque client, le délai entre la facture et le paiement (pour moi, c'est un critère important avant de remettre un nouveau devis !)
  • On peut  l'utiliser pour faire des devis simples (partie chiffrée uniquement)
  • On peut y encoder  le temps passé sur un projet (time-sheet) que l'on facture ensuite d'un simple clic
  • Freshbooks peut être ouvert à plusieurs collaborateurs (supplément de 10 $/personne), avec des droits limités si nécessaire (ex : encodage uniquement).

Les inconvénients de Freshbooks

  • L'interface pour l'utilisateur est en anglais (mais vous pouvez bien entendu traduire les factures et les messages en français)
  • Freshbooks ne gère pas les notes de crédit (qui n'existent pas au Canada où il semble que l'on se contente d'effacer une facture si elle est refusée !). Il faut donc être certaine que le client accepte d'être facturé avant de lui envoyer la facture
  • La légalité de l'envoi de la facture uniquement par e-mail (le logiciel fonctionne sans signature électronique) est à vérifier pour la Belgique. En cas de doute, rien ne vous empêche d'imprimer la facture et de l'envoyer par courrier à votre client.

Vous avez envie d'essayer la facturation en ligne ?

L'abonnement à Freshbooks coûte 30 $/mois (pour un nombre illimité de clients), mais vous pouvez faire un essai gratuit durant un mois. Si vous voulez essayer ce programme, auriez-vous la gentillesse de suivre mon lien d'affiliation : https://amaranthe.freshbooks.com/refer/www  ? Merci d'avance !

Vous utilisez déjà Freshbooks ? Vous l'avez testé ? Qu'en pensez-vous ? Laissez-moi votre avis ci-dessous.

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